Tổ chức một sự kiện – dù nhỏ như buổi workshop nội bộ hay quy mô lớn như lễ hội âm nhạc, hội nghị khách hàng – đều cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Trong đó, việc thuê thiết bị âm thanh ánh sáng đóng vai trò quyết định trải nghiệm người tham dự. Nhưng bạn có biết, rất nhiều sự cố xảy ra chỉ vì lựa chọn đơn vị chưa từng làm sự kiện tương tự với mình?
Và đây là lúc bạn cần tự hỏi:
“Công ty đó có từng làm sự kiện giống của mình chưa? Hay họ đang dùng bạn làm bài test đầu tiên?”
1. Vì sao kinh nghiệm đúng ngành lại quan trọng đến vậy?
Một đơn vị đã từng làm sự kiện tương tự sẽ hiểu rõ:
-
Đặc thù của không gian tổ chức: trong nhà, ngoài trời, hội trường hay bãi đất trống.
-
Tâm lý và hành vi khán giả: trẻ trung, nghiêm túc, đông người hay ngồi theo nhóm nhỏ.
-
Yêu cầu kỹ thuật chi tiết: công suất loa phù hợp, vị trí đặt đèn, phương án backup nếu trời mưa hoặc mất điện.
-
Quy trình phối hợp với MC, nghệ sĩ, ekip livestream, quay phim, điều phối viên sự kiện.
Điều đó giúp họ chủ động đề xuất giải pháp tốt hơn thay vì chỉ “bắt tay làm thử” như một tân binh.
2. Những rủi ro nếu chọn nhầm đơn vị thiếu kinh nghiệm
Dưới đây là các sự cố có thật từng xảy ra trong ngành tổ chức sự kiện, tất cả đều đến từ việc chọn sai đơn vị chưa từng làm sự kiện tương tự:
-
Âm thanh bị vang hoặc hú rít suốt chương trình: Do bố trí sai hướng loa hoặc sử dụng thiết bị không phù hợp với không gian hội trường kín.
-
Ánh sáng đèn không đồng bộ: Đèn chiếu sai vị trí, thiếu hiệu ứng sân khấu, làm mờ MC hoặc lóa mặt khách mời.
-
Không có backup khi gặp sự cố: Chỉ có 1 micro hoặc 1 loa chính, khi lỗi thì buộc phải ngưng chương trình.
-
Không phối hợp được với đạo diễn chương trình: Do chưa quen với các flow đặc thù như fashion show, lễ tri ân hay talkshow doanh nghiệp.
-
Lắp đặt chậm trễ, gây ảnh hưởng lịch trình tổng duyệt.
Tất cả đều có thể kéo theo hậu quả lớn về hình ảnh thương hiệu, gây tổn thất chi phí, thậm chí là mất cơ hội kinh doanh.
3. Cách kiểm tra kinh nghiệm thực tế của nhà cung cấp
Đừng chỉ nghe giới thiệu hoặc nhìn ảnh “đẹp long lanh” trên fanpage. Hãy hỏi trực tiếp những câu sau để kiểm tra:
???? “Bên mình từng làm những loại sự kiện nào?”
Nếu bạn tổ chức lễ khai trương ban ngày ngoài trời – nhưng họ chỉ từng làm tiệc cưới trong nhà, bạn nên cân nhắc lại.
???? “Bên mình có thể chia sẻ hình ảnh, video sự kiện tương tự không?”
Đơn vị chuyên nghiệp sẽ có thư viện hình ảnh thật, được khách hàng đồng ý chia sẻ, không dùng ảnh mạng.
???? “Anh/chị có thể kể một tình huống khó đã gặp khi làm sự kiện tương tự và cách xử lý không?”
Câu hỏi này giúp bạn đánh giá mức độ thực chiến, thay vì chỉ nghe lời quảng cáo.
???? “Có thể cho mình xin số liên hệ của khách hàng cũ để tham khảo feedback được không?”
Nếu họ từng làm tốt, họ sẽ không ngại cho bạn xác minh.
4. Tại sao bạn nên chọn đơn vị đã “quen sân khấu” của bạn?
Một ví dụ đơn giản: nếu bạn tổ chức một buổi hội thảo B2B chuyên ngành, với yêu cầu về âm thanh rõ ràng, không quá ồn nhưng phải sắc nét, dễ nghe thì đơn vị từng làm EDM party chưa chắc phù hợp.
Ngược lại, nếu bạn tổ chức chương trình ca nhạc ngoài trời với hàng trăm khán giả, bạn cần một đơn vị đã quen xử lý công suất lớn, dựng giàn sân khấu và đảm bảo an toàn điện.
Khi chọn đúng đơn vị đã “quen sân khấu”:
-
Họ sẽ dự trù trước các tình huống có thể xảy ra.
-
Đưa ra gói thiết bị hợp lý, tránh thừa hoặc thiếu.
-
Lắp đặt đúng chuẩn, đúng tiến độ.
-
Làm việc ăn ý với các đối tác khác như ekip hình ảnh, đạo diễn sân khấu, đơn vị tổ chức.
Bạn không phải mất thời gian giải thích từ A-Z – tiết kiệm công sức và giảm rủi ro đáng kể.
5. Dấu hiệu nhận biết công ty từng có kinh nghiệm thực tế
Bạn có thể nhận diện đơn vị có kinh nghiệm phù hợp qua các điểm sau:
-
Có danh sách khách hàng tiêu biểu, chia theo loại sự kiện: khai trương, hội nghị, liveshow, tiệc cưới…
-
Có clip hậu trường, ảnh lắp đặt thực tế, không chỉ ảnh sân khấu đã hoàn thiện.
-
Đội ngũ kỹ thuật nói rõ được kịch bản sự kiện, thời điểm cần đẩy âm thanh/ánh sáng để tăng hiệu ứng cảm xúc.
-
Biết dự đoán vấn đề trước cả khi bạn nghĩ đến.
6. Kết luận: Hãy để sự kiện của bạn được xử lý bởi người đã quen việc
Sự kiện không phải là nơi để nhà cung cấp học nghề. Nó là sân khấu thể hiện hình ảnh thương hiệu, là nơi kết nối cảm xúc, là khoảnh khắc quan trọng với khách mời hoặc đối tác của bạn. Vì vậy:
Đừng để mình trở thành “bài test đầu tiên” cho một đơn vị thiếu kinh nghiệm.
Hãy chọn người đã từng làm – và làm tốt – những gì bạn sắp thực hiện.
